La experiencia nunca falla, sólo nuestras opiniones fallan, al esperar de la experiencia lo que no es capaz de ofrecer.
Leonardo
da Vinci, Pienseri
En general, podemos decir que la facilitación de grupos sirve para hacer que la colaboración entre personas funcione y sea eficaz.
Considerado por muchos como el padre de la facilitación de grupos, David Strauss (2002) identificó cinco principios que deben seguirse para diseñar un proceso de colaboración y que son estos principios que se utilizan para estructurar el primer volumen de la serie "Arquitectar la Colaboración".
Este libro se dirige a todos los líderes en el siglo XXI, que adoptan comportamientos facilitadores e implican cada vez más a sus colaboradores en la resolución conjunta de problemas y en la toma de decisión.
La contribución fundamental de un 'arquitecto de la colaboración' se centra en el campo de las personas - peopleware - que incluye, de por supuesto, la cultura y el comportamiento organizacional. Ella o él será esencialmente un líder facilitador que adopta los valores y los principios de la facilitación de grupos para crear una cultura de reuniones más colaborativas y poder obtener los mejores desempeños en las organizaciones que dirige.
En la práctica, la facilitación de grupos ocurre siempre que un grupo gana la consciencia que es más que la simple suma de las partes que lo componen y se transforma en un equipo (work team). Mientras, en un grupo, existe un líder asignado que dirige los comportamientos esperados de sus miembros, en un equipo, esa función de liderazgo se distribuye entre todos sus miembros que ganan autonomía para hacer lo que es necesario en el momento exacto y en plena articulación con los demás .
Para saber cuándo usar la facilitación, necesitamos considerar tres factores:
Calidad de la decisión
- a veces tomar la decisión "correcta" es crucial y por lo que es necesario utilizar el mayor número posible de recursos (personas, tiempo, información, etc.) para asegurar que la opción elegida está bien madurada y es de alta calidad .
Compromiso del equipo
- Algunas decisiones tendrá un impacto importante en su equipo, mientras que otros pasan desapercibidos. Cuando una decisión afecta a su equipo y requiere de su aceptación, es mejor usar un proceso colaborativo. Esto mejorará la calidad de la decisión y obtendrá más rápidamente un resultado exitoso.
Las limitaciones de tiempo
- Cuando el tema no es sensible al tiempo, usted tiene más "espacio" para investigar sus opciones e incluir a otros, lo que ayudará a mejorar la calidad de su decisión. Sin embargo, si su tiempo es limitado puede que no sea factible hacer participar a otros en la toma de decisiones y emprender demasiados esfuerzos colaborativos.
Finalmente, la siguiente taxonomía que nos propone la empresa Lucid Meetings podrá ayudar a identificar cuáles son las reuniones en las que deberíamos utilizar la facilitación de grupos. Y la respuesta es ... en casi todas, siempre que los tres criterios anteriores se verifiquen y donde sea importante la resolución conjunta de problemas y la realización de un trabajo en equipo.
Con la excepción de las reuniones un-a-uno (para coaching o mentoring) y en las reuniones de difusión (broadcasts), en casi todos los formatos de reunión, la facilitación de grupos podrá ser útil y añadir valor a la organización por generar mayor satisfacción en el grupo, que se convierte en un equipo de trabajo.
Calidad de la decisión
Por ejemplo, en una reunión de cadencia de trabajo en equipo o revisión de proyecto, un facilitador puede ser más eficaz que un líder formal para hacer emerger los verdaderos problemas con que el equipo se depara sin temores de humillaciones y reprimendas por parte de un jefe . En el caso de la programación informática, los métodos ágiles como SCRUM, ya reemplazan el papel del jefe por el de un facilitador - el scrum master
- que facilitará el trabajo del grupo de acuerdo con los principios ágiles.
En la base de los principios del Manifiesto Ágil
, proclamados por primera vez en 2001, están algunos de los principios que fundamentan la facilitación de grupos que fueron identificados antes en los años 60 por David Strauss. Por ejemplo, al defender los siguientes principios Ágiles:
- El método más eficiente y efectivo para transmitir información a un equipo de desarrollo y dentro de él es la conversación cara a cara o
- a intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo, luego ajusta y ajusta su comportamiento en consecuencia
Se está asumiendo la creencia en los valores participativos y en la toma de decisiones en grupo para la resolución de problemas, dos principios fundamentales que son seguidos por los facilitadores de grupos.
Compromiso del equipo
En una reunión de planificación o incluso en formación, la facilitación de grupos y sus técnicas pueden ser provechosas para la organización porque contribuyen a aumentar el compromiso de los participantes con las decisiones tomadas en la reunión o con los contenidos que les son transmitidos en una acción de formación y que tendrán que adoptar en el día a día.
Los juegos serios de estrategia o con Lego
, crean escenarios ideales para que suceda un aprendizaje compartido y la aparición del trabajo en equipo. Reforzados con las técnicas de facilitación en las que el grupo aprende a tomar decisiones en equipo, los participantes adquieren un alto grado de compromiso con las mismas. El compromiso personal por algo en que estamos llamados a participar desde cero y construir con el grupo es siempre superior a la motivación retórica de cualquier líder, por más carismático que éste o ésta pueda ser.
Restricciones de tiempo
Por último, en las reuniones que se señalan como críticas (en rojo) es muy importante tener en cuenta que NO se debe utilizar la facilitación de grupos siempre que exista una evidente limitación de tiempo que determina la urgencia en la toma de una decisión. Esto puede ocurrir en situaciones de combate, o de extrema gravedad, tal como cuando un avión pierde potencia al aterrizar, lo último que un comandante deberá hacer será abrir un debate para una decisión colaborativa.
Está claro que, en estas circunstancias, las decisiones tomadas en un contexto de urgencia son las que tienen más probabilidades de conducir al fracaso y acarrear elevados costes económicos, cuando incluso de vidas humanas. Ejemplos de desastres conocido como el Challenger
o la invasión de Bahía de Cochinos
son utilizados como casos de estudio en la mayoría de las escuelas de negocios.
La única excepción sería si en caso de una emergencia en que ni el comandante ni nadie en la tripulación tienen la más mínima idea de lo que ocurre y en ese caso la única posibilidad de sobrevivencia es que ocurra un altísimo desempeño de equipo para improvisar soluciones (ver los casos de la misión Apolo 13 de la NASA y del desastre del vuelo 232 de United Airlines). En este tipo de casos extremos, el comandante deberá de asumir su vulnerabilidad y pedir la colaboración de todos en la tripulación para intentar obtener una solución y sobrevivir.
En resumen
Siempre que un líder no disponga de toda la información para decidir y necesita un alto compromiso del equipo para implementar una decisión y que no exista una limitación crítica de tiempo por urgencia, la facilitación de grupos podrá ser empleada con ventajas para el líder, para los miembros del grupo y la organización en su conjunto.
El volumen 1 de la serie Arquitectar la Colaboración
identifica los pasos a seguir para implementar la facilitación de grupos en su organización y aborda:
- En la introducción, la emergencia de un nuevo paradigma para la resolución de problemas y la decisión en grupo.
- En el capítulo II, lo que son y lo que hacen los arquitectos de la colaboración.
- En el capítulo III, como arquitectar la colaboración.
- En el capítulo IV, la gestión de los registros del grupo como una pieza clave para facilitar la colaboración.
- En el capítulo V, los cinco aspectos a considerar en la producción de la colaboración.
- Finalmente, en el último capítulo, el apoyo de la tecnología a los procesos colaborativos.
Se adjunta al final del libro una guía con los nombres de algunos facilitadores de la IAF - Asociación Internacional de Facilitadores -
que usted podrá contactar en España y Suramérica.
PD Este artículo se publica en el aniversario del fatídico día de 11 de marzo
, nuestros sentimientos con todas las familias de las personas que han sido víctimas de este brutal atentado en Madrid.
